Як організувати виставку в Європейському Парламенті. 10 лайфхаків. Блог Юлії Маліч

Що потрібно знати для того, щоб організувати захід у Європейському парламенті? Які особливості підготування такого заходу?

Буквально днями ми успішно провели в Європарламенті виставку «Донбас і Мирні». Поспішаю поділитися кількома лайфхаками, що можуть стати у пригоді тим організаціям, які планують представляти Україну на найвищому рівні.

1. Найголовніше – у Європарламенті можна проводити виставки. До того ж виставковий простір надається абсолютно безплатно.
2. Однак приймаючою стороною має виступити член Європарламенту. У нашій ситуації виставку «Донбас і Мирні» прийняв Чарльз Теннок, член Європарламенту від Великої Британії, оскільки він перейнявся ситуацією на сході України та виявив бажання допомогти донести інформацію про гуманітарну ситуацію до інших депутатів.
3. Найліпше планувати захід під час пленарної сесії Європейського парламенту. Саме тоді в будівлі Парламенту перебуває найбільша кількість людей, включно з депутатами. Подивитися розклад пленарних сесій ви можете за посиланням.
4. Говорячи про виставковий простір, потрібно зазначити, що «конкурентних» експозицій у Парламенті немає. За один раз може проходити тільки один захід. Сам простір розташований недалеко від головного входу, і в такий спосіб забезпечує потік потенційних відвідувачів. Однак представники Парламенту можуть бути запрошені відразу на кілька прийомів або зустрічей, тому варто приділити особливу увагу запрошенням і комунікації.
5. У рамках виставки також краще організувати прийом. Саме на ньому може виступити депутат, який приймає виставку (п. 2), а також організатори виставки.
6. АЛЕ! Європарламентарі дуже зайняті люди. Часто їхній графік розписаний по хвилинах. Для успішного проведення заходу потрібно їх заздалегідь повідомити (а найліпше — їхніх помічників, які складають розклад). Наприклад, ми заздалегідь інформували депутатів про нашу експозицію. Як результат, виставку «Донбас і Мирні» з 14 до 17 січня 2019 року відвідали приблизно 500 осіб. Контакти депутатів також можна знайти на офіційному сайті за посиланням.
7. У будівлі Парламенту діє сувора система охорони. Сторонньому потрапити можна винятково в супроводі працівника апарату, з яким призначена зустріч. Якщо ви покидаєте будівлю хоча б на 5 хвилин, вам знадобиться супровід, щоб знову зайти.                                                                                        Представники преси також мають бути заздалегідь акредитовані в апараті Парламенту.
8. Якщо в заході задіяна доволі об’ємна технічна частина, не варто покладатися на вдачу. Важливо все продумати та передбачити заздалегідь. Технічний персонал у Парламенті дуже зайнятий, адже під час пленарної сесії в різних приміщеннях заходи проходять одночасно, і будь-якої миті може знадобитися технічна допомога. Найкраще бути готовим до будь-якого перебігу подій та убезпечити себе наявністю технічних і підручних засобів (кріплення, скотч, навушники тощо).
9. Англійська мова.

а) Усі матеріали виставки мають бути підготовлені англійською. Депутати Європейського парламенту дуже чуйні й доброзичливі люди. Багато хто з них виділив час, аби відвідати виставку «Донбас і Мирні», розпитати про долі мирних жителів, які постраждали внаслідок збройного конфлікту на Донбасі. Водночас потрібно розуміти, що депутати не говорять російською чи українською мовами.

б) На виставці весь день потрібна присутність англомовних представників. Вони мають бути готові відповісти на будь-які запитання, що виникли у депутатів чи інших осіб, англійською.

Після ознайомлення з матеріалами виставки ніхто не залишився байдужим, тому депутати передали письмові побажання миру жителям Донбасу, а також чудові відгуки про героїв нашої експозиції.

      10.Наостанок декілька життєвих порад.

– Щодо французької мови переживати не варто. Європарламент розташований у Франції (Страсбург), але знання французької мови необов’язкове. Майже всі говорять англійською.

– Добре продумайте логістику, а головне – як доставити матеріали для виставки в Страсбург (водночас потрібно пам’ятати, що ви матимете ще й особистий багаж).

– Якщо ви пізно прилітаєте в Страсбург, будьте готові до того, що всі крамниці вже будуть закриті. Купити воду та їжу можна в аеропорту або готелі.

Сподіваюся, що мої поради стануть у пригоді, і дедалі більше українських проектів будуть реалізовуватися в серці Європи. Найголовніше – не боятися складних проектів, адже тільки так досягаються високі результати.